15 may. 2013

Aproximación a Los Portales y Biblioteca Híbrida



Partamos del supuesto de que la biblioteca es el portal. Es decir, la biblioteca que podemos gestionar es aquella que se concreta en una estructura organizada de información, que incluye tanto lo que podemos situar en la órbita de los sistemas de información digitales, como lo que pertenece a la biblioteca física como proyecto organizado en torno a colecciones y espacios. El portal bibliotecario, en un sentido amplio, es el lugar de contacto entre usuarios y biblioteca, o entre bibliotecarios y biblioteca. Enfocar la biblioteca desde el concepto de portal es tratar de potenciar la necesidad de interacción entre información y usuarios, por un lado, y por otro, entre gestores e información. Ambos interactúan dentro de un entorno preciso, el cual marcará la pauta de acceso, las posibilidades de búsqueda o manejo de información. Si la biblioteca transita desde la gestión de procesos técnicos hacia la gestión de los intercambios con el sistema de información, estará en el momento clave donde tiene lugar la conversión de información en utilidad, el momento en que se activa la biblioteca, dejando de ser un enorme volumen de materia inanimada. El portal es pues un entorno estratégico en la biblioteca híbrida. Como tal recurso estratégico debe ser gestionado conscientemente y con herramientas apropiadas. Estas herramientas, las tecnologías de automatización, deben responder a la necesidad de gestión de portales. Por lo tanto, el discurso sobre portales comparte el mismo espacio que el.de la automatización de bibliotecas: no podemos hacer dos discursos paralelos entre automatización de procesos técnicos y gestión del portal de la biblioteca. Ambas necesidades deben formar parte del mismo proyecto, del mismo paquete. Cuando hablamos de portal, entendemos principalmente la presencia de la biblioteca en la web. Sin embargo, como plantearemos a lo largo de este trabajo, debemos entender el proyecto en red de la biblioteca como algo articulado en diversos escenarios. Esta convicción la reflejamos en el uso del plural: los portales bibliotecarios.  Desde el punto de vista de los contenidos es clave el alineamiento entre el proyecto de contenidos sostenible de la biblioteca, con el proyecto de portal. Desde el punto de vista de la arquitectura de la información las claves son la integración de sistemas de información documentales y la orientación al usuario/. Los portales bibliotecarios los podemos situar principalmente dentro de las tecnologías CMS (content management systems / sistemas de gestión de contenidos) y EIP (entreprise information portals / portales de información corporativos).Al mismo tiempo, su estudio nos sitúa dentro del campo de la arquitectura de la información y diseño de sitios webs. El término biblioteca-red es en cierta medida preferible al de biblioteca híbrida, no solo por estar en la red, sino porque la red transforma el concepto de unidad-organización. La clave estratégica estará en comprender y gestionar el equilibrio entre componentes propios, de la red de bibliotecas y de los distribuidores de información. El contexto del portal de la biblioteca-red es el que permite un volumen suficiente de economía, contenidos, servicios y usuarios para tener las condiciones de éxito. Los esquemas planteados al final de este libro podrían usarse para elaborar una guía de observación y taxonomía de portales bibliotecarios a partir de estudios de campo, así como para la planificación del proyecto de presencia y servicio en la red. También se plantea como utilidad mejorar la comprensión de las aplicaciones de gestión de bibliotecas, así como facilitar la búsqueda de explotación de sus posibilidades avanzadas. Adelantamos aquí, antes de una exposición más detallada, un esquema que refleja el punto de vista que hemos querido tener presente durante todo el recorrido del trabajo: la triple dimensión de la biblioteca, como construcción dinámica a partir de los recursos gestionados y ofrecidos entre tres agentes principales: la biblioteca, la red o consorcio al que pertenece, y los servicios de agregadores o distribuidores de información. En palabras de Magán Wals, pasamos de la «biblioteca-abierta » a la «biblioteca en red»
Modelo genérico para el sistema de información digital de la biblioteca híbrida:
Este apartado resume los elementos relativos a las tecnologías de la información en el servicio bibliotecario, en forma de modelo genérico de servicio de biblioteca informatizada en el marco de la sociedad de la información. Para ello se presentan modelos conceptuales que describen la interrelación entre los diferentes elementos.

El desarrollo de modelos conceptuales debe ser complementado en dos sentidos:
- Integración en aplicaciones comerciales o desarrollos de proyectos. Es decir, pasar a formar parte de aplicaciones y sistemas de información (Martínez Méndez, 1998).
- Desarrollo de estrategias prospectivas que sitúen los modelos en un entorno concreto y con horizontes temporales, interpretando las necesidades de implantación reales, los condicionantes sociotécnicos y las buenas prácticas observadas (Stern, 1999). Por lo tanto se plantea una doble utilidad para este modelo teórico: explotación y diseño de la gestión bibliotecaria, así como la gestión del cambio tecnológico de las bibliotecas. Para completar el planteamiento comprehensivo que supone enfocar la biblioteca como biblioteca híbrida y biblioteca-red, desarrollado extensamente a lo largo del libro, buscando ajustar el modelo de biblioteca tanto a los aspectos tradicionales e innovadores de la biblioteca, como a los aspectos materiales y conceptuales, es necesario disponer de un modelo genérico que permita entender a la biblioteca en su encrucijada actual. Estos modelos son instrumentos al mismo tiempo de conocimiento y de planificación estratégica. Partiremos aquí fundamentalmente de la propuesta de Brophy de un «modelogenérico de biblioteca y servicios de información en la era de la información », que se adapta a entornos electrónicos y tradicionales, locales o distribuidos, y que parte explícitamente de una concepción de biblioteca híbrida (Brophy, 2000; Brophy, 2001). El autor considera que los principales modelos planteados no cumplen la función de aportar un enfoque global a la problemática de la biblioteca (MODELS, CRADDL, etc.). Adolecen de una orientación claramente tecnológica, y buscan definir un modelo para las operaciones de las bibliotecas en las redes electrónicas, con usuarios conectados a redes y recursos documentales distribuidos. Casi todos ellos comparten un interés por el control de usuarios, el acceso a la información, su recuperación y descubrimiento, así como por la identificación de los recursos de información y su almacenamiento. Aunque las formas de prestación del servicio pueden variar enormemente entre una biblioteca tradicional y una digital, el proceso de información al usuario es único, y puede establecerse un modelo genérico que permita enlazar cualquier aspecto de un servicio de información, independientemente de las tecnologías o recursos que ofrezca. La biblioteca se entiende como intermediaria entre los usuarios y el universo de la información. A partir de esta potencialidad ilimitada (usuarios e información), restringe el alcance de la biblioteca a un subconjunto de ellos (los usuarios reales y la información disponible), que denomina en ambos casos población, puesto que la biblioteca siempre será un mediador entre elementos limitados de ambos entornos externos. De esta manera ya queda implícita la relación de la biblioteca con una comunidad de usuarios concreta y su labor de acopio y selección de una colección informativa adaptada a ésta. Esta población de información estará compuesta tanto de documentos primarios de todo tipo, impresos y digitales, fuentes de información y servicios de información, etc.


Sobre esta población de usuarios la biblioteca desarrollará actividades de control, identificación, seguimiento, agrupamiento, asignación de permisos y niveles de acceso, etc. Al tratamiento sistemático de la información de los usuarios, sus comportamientos y necesidades, que el autor denomina «user inteligence», lo llamaremos «dinámica de usuarios ». Sobre la población de información (que podríamos denominar «colección») la biblioteca efectúa también operaciones para aportar sentido y organización, las cuales el autor denominada «Source Metadata», aunque también podríamos usar «Análisis documental».
La calidad del sistema de información de la biblioteca dependerá en gran medida de la cantidad de «inteligencia» aportada al entorno de los usuarios y al de la información, que será la base de toda la interacción. El modo en que la biblioteca pone en contacto ambos contextos lo denominaremos «interfaz- (interface) tanto para una distribución espacial de los accesos (En la biblioteca-lugar), como a una organización en el espacio virtual (portal web). Para el entorno de información digital, es conveniente separar el diseño del interface al usuario, del interface con la información, puesto que este último debe ser muy dinámico para poder integrar todo tipo de fuentes y recursos.
De esta manera la biblioteca tiene el cometido de dar soporte a los procesos necesarios para que se establezca contacto entre la información y usuarios, proceso clásicamente estudiado como «búsqueda y recuperación de información», aunque es conveniente expandirlo para que encaje de verdad con la función de la biblioteca. Hablaremos de proceso de «Acceso y uso de la información» (AUI). Dentro de este proceso global se encuadran las acciones de: 
  - Formulación de consultas.

ü    - Navegación por los metadatos.

ü    - Descubrimiento de información.

ü    - Localización.

ü    - Solicitud, validación y envío.

ü    - Navegación por objetos digitales.

ü    - Uso.
ü    - Devolución o desconexión.
Vemos como el esquema de recuperación y navegación de información es válido para la biblioteca híbrida. Incluye una etapa posterior a la formulación de consultas y navegación, de descubrimiento de información, en la cual el usuario determina de modo explorativo aquellos recursos que pueden cumplir sus  expectativas. Posteriormente se realiza la localización y la solicitud (en el contexto físico, la petición o búsqueda del documento para consulta o préstamo) o navegación por los documentos digitales, y establecer así un proceso más profundo de lectura y trabajo sobre el material (el uso), que finaliza con la devolución del documento (en el caso del préstamo) o la desconexión (para el control de licencias y permisos de acceso) Podemos sustituir en el anterior esquema el término «biblioteca» por el de estos procesos de acceso y uso de la información, de manera que el esquema dibuja la interacción producida en la biblioteca.

A este modelo general podemos sumarle unas funciones especiales y opcionales de conservación, que serían entendidas de modo parejo a como tradicionalmente se ha entendido la función conservación del patrimonio informativo, asignado a bibliotecas centrales especializadas en conservación. Al mismo tiempo no podemos olvidar las actividades de supervisión, ayuda y orientación al usuario, que ocupan cada vez más recursos en la planificación del servicio de la biblioteca. Cada una de estas dos subfunciones especializadas pertenecen a un entorno distinto, por un lado el de los usuarios, y por otro el de la información. El modelo global de biblioteca híbrida quedaría pues conforme al siguiente esquema:

La importancia de este planteamiento de interfaces es que permite tratar separadamente la gestión de la comunidad de usuarios de una biblioteca, de la gestión de la integración de las fuentes y recursos de información (especialmente en un contexto de creación de políticas para .el aprovechamiento de recursos distribuidos en red), para posteriormente diseñar un sistema que los ponga en contacto, que permita una interacción basada en la comunicación normalizada con un interfaz de usuarios y otro de información. Esta interacción central, el acceso y uso a la información es el centro del diseño de la biblioteca híbrida, e incluye todas las operaciones locales para posibilitar que el conocimiento, la búsqueda, la consulta y la apropiación de información, sean realizados en terminales informáticos en las salas de la biblioteca, desde un ordenador conectado a internet o desde un mostrador de atención a usuarios. Podemos desarrollar y precisar este esquema genérico, remarcando la importancia que tienen los aspectos espaciales en el servicio al usuario, y de gestión del conocimiento en el desarrollo del trabajo bibliotecario. Al mismo tiempo podemos encajar la terminología que proponemos en este trabajo: la doble dimensión para la automatización (Aplicación SIGBy producto Portal) como materializaciones de los interfaces.
Sin embargo esta descripción de la interrelación entre información y usuarios a través de las bibliotecas, no es una herramienta para diseñar el sistema de información de una biblioteca híbrida, sino tan solo una aproximación estructurada. Para ello son necesarios modelos que recojan también la dinámica de los sistemas de información (flujos, transacciones, interacciones), utilizando técnicas de ingeniería de la información o ingeniería documental. En la siguiente figura se ilustra el proceso en el cual el usuario interactúa en el Portal de la biblioteca, realizando acciones de navegación, búsqueda, trabajo y uso de los recursos que se le presentan en forma de servicios Productos, herramientas, rutas y guías. El conjunto de sistemas de metadatos, pertenecientes a los sistemas interrelacionados de información documental, información corporativa e información transaccional, son el vínculo entre las actividades de los usuarios y la información almacenada en la biblioteca. Las unidades últimas de información, funcionan agregadas en conjuntos estructurados, bien en forma de documentos, bien en forma de bases de datos.
Este proceso general, en el marco de la biblioteca híbrida, en la que funcionan simultáneamente escenarios físicos y escenarios digitales, puede matizarse conforme a la siguiente figura. En ella el usuario local y remoto interactúa con la biblioteca física o con su portal electrónico, haciendo un uso combinado por un lado de las colecciones tradicionales, los espacios y el personal de atención de servicios, y por el otro, de las posibilidades de navegación y recuperación de información, los servicios en línea y las colecciones digitales. En ambas situaciones puede producirse un uso público y un uso identificado. Estas dos situaciones conllevan una monitorización o seguimiento, que permite al sistema recoger datos sobre las transacciones y actividades realizadas, para posibilitar el funcionamiento de sistemas adaptativos dinámicos en función del uso global e individual de los recursos de la biblioteca. La monitorización puede ser:
- Individual, para personalizar el entorno del usuario de modo inteligente.Puede ser a largo plazo o de sesión. En el primer caso, procesa información de cada uso, de modo acumulativo. En el segundo tan solo de la sesión en curso.

-Genérica, para personalizar a partir de patrones de comportamiento globales del conjunto de usuarios. Explota la información de uso generando patrones genéricos.
Al mismo tiempo puede ser aplicada sobre dos ámbitos:
- Servicios al usuario, para conocer el uso real de los servicio y colecciones, y la interacción que se realiza en el portal electrónico.(Monitorización externa)
- Sistema de información de la biblioteca, para conocer el desarrollo de los servicios, la relación entre fondos documentales y funciones de servicio, y para seguir la dinámica del desarrollo de la colección, etc. (Monitorización interna).
Para completar el esquema global de la biblioteca híbrida, hemos ampliado el esquema inicialmente propuesto por Brophy, incluyendo aspectos relativos a : La biblioteca-red, la difusión de información y la monitorización interna y externa.
- Con respecto a la biblioteca-red hemos incluido en el lado de los recursos de información aquellos procedentes de las redes de bibliotecas, las redes públicas o las redes de productores y agregadores de información.
- En relación a la monitorización se incluye tanto en el ámbito del usuario, como en el de la biblioteca, gravitando alrededor de los servicios y productos (los procesos de acceso y uso de la información).
- La difusión de información entendida como acciones en las que la biblioteca comunica parte de sus recursos informativos, servicios o herramientas, para fomentar su uso a través del portal, lo hemos situado junto a la «dinámica de usuarios», puesto que hace referencia a actividades diseñadas específicamente para encajar con los comportamientos y necesidades de los usuarios.

El modelo genérico para la biblioteca, el sistema documental que se construye para poner en contacto unas fuentes de información, unos documentos y una comunidad de usuarios, mediante la realización de procesos técnicos y la oferta de servicios, es una de las muchas formas que adopta la gestión documental en cualquier servicio de información. Muchos de los aspectos aquí planteados pueden servir para definir un modelo de informatización de la gestión documental en cualquier centro de documentación o servicio de información. 
Tomado de: Saorín Pérez, Tomás (2004): Los portales bibliotecarios, 11-19. Madrid: Arco/Libros.
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