27 jul. 2010

Repositorios digitales: un concepto, múltiples visiones

Desde hace unos años los repositorios digitales se han convertido en un tema de mucha importancia y el concepto es del mismo es muy amplio, podríamos definirlo como un depósito o archivo de un sitio web centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o carpetas informáticas. Cualquier contenido digital, una imagen, un documento Word o Excel, un documento digitalizado, un libro electrónico, una página html, etc. forman parte del “repositorio digital” de una organización. Pueden contener los archivos en su servidor o referenciar desde su web al alojamiento originario. Pueden ser de acceso público, o pueden estar protegidos y necesitar de una autentificación previa. Los depósitos más conocidos son los de carácter académico e institucional y tienen por objetivo organizar, archivar, preservar y difundir la producción intelectual resultante de la actividad investigadora de la entidad. Es decir, es un concepto que va mucho más allá de la digitalización de documentos.
Los repositorios digitales en las bibliotecas y centros de documentación
Muchas bibliotecas y centros de documentación centran gran parte de su interés o preocupación en la digitalización de documentos: prensa local, grabados, incunables, etc. Su objetivo es doble: preservar estos contenidos y facilitar su acceso. El uso de los metadatos –Dublin Core, METS, etc. aparece aquí como una clara necesidad pero su aplicación, hoy por hoy, no está suficientemente clara. Por una parte, se ha tendido a solicitar en pliegos de concursos determinados formatos – METS o Premis, por ejemplo, cuando el tema no es de formatos sino de políticas de preservación y de sostenibilidad de las mismas, en muchos casos no definidas. Es en este ámbito de las bibliotecas y centros de documentación donde hay más riesgo para el mantenimiento y la sostenibilidad de los proyectos: dificultades de financiación, pérdida de personal especializado, etc. Además de los sectores referidos, no podemos dejar de citar los Museos y Fundaciones. Muchos de ellos están llevando a cabo importante procesos de digitalización de sus fondos con el objetivo, sobretodo, de dar a conocer su patrimonio y, con ello, potenciar las visitas a su página web y a su centro por parte de residentes y turistas. A modo de resumen, en todas las organizaciones es necesario:
* Realizar una tarea previa de planificación que contemple el mantenimiento y la sostenibilidad de los repositorios digitales que se deben o se quieren conservar de forma permanente, con su dimensionamiento a medio-largo plazo. Estos forman parte de la memoria corporativa y contienen un conocimiento que debemos preservar para las generaciones futuras.
* Tener claramente definidos los contenidos digitales a eliminar por la complejidad y el coste que representa la migración de formatos en un futuro.
* Entender que, más allá de las herramientas –ERPs, gestores documentales, etc. es indispensable tener un sistema de gestión de los repositorios digitales sólido que engloba aspectos como una política definida, responsabilidades asignadas, calendarios de conservación y de eliminación y manuales de procedimientos.
El crecimiento y el futuro del “universo digital”
Según un estudio en 2007 el universo digital era de 282 exabytes; es decir, 282 mil millones de GB, y en 2011 será diez veces mayor. El mismo informe indica que en 2007, por primera vez, la cantidad de información creada ha superado a la disponible en sistemas de almacenamiento y concluye afirmando que no toda la información que se crea y se transmite se almacenará en 2011 y se estima que la mitad no tendrá almacenamiento permanente. No hay suficiente consciencia de esta realidad, ni de la dura predicción que realizó Miquel Termens de la Universitat de Barcelona, en las mismas Jornadas antes citadas, cuando manifestó que entre el 90 y 95% de lo que hoy se está digitalizando se perderá. Las preocupaciones, o los intereses, se centran en aspectos distintos, según la organización.
Los repositorios digitales en las empresas
En las empresas, los repositorios digitales abarcan desde los discos duros de almacenamiento de los documentos que se reciben o se generan, hasta las aplicaciones corporativas: ERPs, CRMs, gestores documentales, etc. Gestionar con eficiencia estos contenidos se convierte en un tema crucial para la propia supervivencia. Sus necesidades se centran en la localización rápida de los documentos que se necesitan para una auditoria o para la firma de un contrato, en el seguimiento comercial de las ofertas o en seguimiento de resultados. Es necesario resaltar la importancia de la confidencialidad y, en consecuencia, la necesaria gestión de los accesos. ¿Qué proyectos están llevando a cabo las empresas preocupadas por una correcta gestión de los repositorios digitales? Los proyectos tienen como objetivos:
* poder localizar con rapidez un determinado documento o información dentro de la misma empresa, para mejorar en eficiencia
* simplificar los procesos, con la reducción de costes que conlleva
* identificar claramente los perfiles de las personas que pueden acceder a unos determinados contenidos.
Si bien son requerimientos comunes con otros entornos, en este caso los dos conceptos que aparecen con más fuerza son los de eficiencia y coste. Las soluciones varían bastante entre una empresa u otra, ya que los aspectos culturales y el liderazgo son dos elementos clave para llevar un proyecto de este tipo adelante. En cualquier caso, es necesario elaborar un mapa de los distintos contenidos digitales ligados a los procesos de la organización. A partir del mapa es posible ordenar –o clasificar- los contenidos, establecer algún tipo de taxonomía corporativa o de cuadro de clasificación, identificar perfiles de usuarios que agilicen las tareas de los informáticos cuando tienen que dar permisos de acceso, y definir el ciclo de vida de los distintos contenidos digitales identificados. Una solución de este tipo debe ir necesariamente ligada a una fuerte implicación de la dirección y a una formación del personal de la empresa.
Tomado de: Adela d’Alòs-Moner
Compilado por:Javier Mejia T.
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