3 jun. 2009

EL ESTUDIANTE DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LOS RETOS LABORALES: EXPERIENCIA COLOMBIANA

En varias ocasiones como estudiantes debemos enfrentar enormes retos que nos impone la vida laboral y responder a exigencias tan grandes que nos demandan pensar y actuar como profesionales, no solo para mantenernos y proyectarnos, sino para sacar adelante nuestros proyectos.
Queremos compartir algunas experiencias que como lideres en los proyectos archivísticos hemos tenido en importantes empresas de los sectores público y privado en Colombia.
Esperando al compartir estas vivencias, propiciar un espacio para el intercambio de ideas, de tal forma que se constituya en un aporte positivo a la formación académica y personal de la comunidad de estudiantes de Ciencias de la Información de Sur América. En el ámbito colombiano cuando se habla de archivos, por lo general no se asocia con los conceptos de información, tecnología y mucho menos con la imagen de un profesional con altas competencias intelectuales y científicas, tal como sucede cuando se habla de consultorio y se asocia con la idea de médico; y cuando se dice que su profesión es archivísta, comúnmente lo miran con sorpresa y cierta indiferencia, convencidos que las funciones del archivísta están puramente relacionadas con labores operativas como organizar papeles; incluso preguntan si "hay que estudiar para organizar papeles". Situación que evidencia el
desconocimiento generalizado respecto al quehacer archivístico como una actividad
intelectual que se remonta a las antiguas civilizaciones, época en la que ocuparon lugares de privilegio y que actualmente esta en pleno proceso de expansión, dado el advenimiento de la era de la información que ha hecho más incipiente la preocupación por los temas archivísticos y que ha conllevado a la expedición de normas nacionales en épocas recientes tal como muestra el Doctor Luis Fernando Jaén en su artículo “La legislación archivística en América Latina”.[1]
En nuestro caso concreto, la expedición en el año 2000 de la Ley 594 o Ley General de archivos, ha dado un gran impulso al desarrollo de la profesión y ha propiciado un gran boom que como nunca antes ha disparado la demanda de profesionales archivístas; sin embargo, ante el bajo numero de egresados y estudiantes y dada la actual situación económica del país, podemos observar a profesionales de otras áreas del saber y en el peor de los casos, a personas sin la adecuada formación académica ocupando las plazas de archivísta, empeorando aún más la ya difícil situación de los archivos, pese a que la misma ley establece que el personal debe ser capacitado. Esto obedece a que en la mayoría de entidades no se han definido perfiles ocupacionales para los cargos de Archivísta, por lo que no hay claridad ni
uniformidad en cuanto a las funciones, competencias, formación académica, y experiencia laboral que debe tener la persona que sea elegida para desempeñar este tipo de cargos. La consecuencia es que a los profesionales de otras áreas se les remunera como profesionales, mientras a los estudiantes de archivística se les remunera como mano de obra no calificada. De acuerdo con el informe de la OEI sobre la cultura en Colombia [2]“Una de las debilidades identificadas en los diversos diagnósticos del sector es la escasez de personal con las capacidades necesarias para administrar el archivo de las instituciones. El país aún no cuenta con una suficiente infraestructura académica para la formación de recursos humanos en los
diferentes niveles.”, sin embargo, en los últimos años ha aumentado la oferta de programas en el área por parte de las escuelas, formando personal en los niveles profesional, técnico y auxiliar, sin embargo este recurso no es completamente utilizado por las entidades, que además tampoco tienen clara la importancia de contar con personal calificado y con los perfiles apropiados para la administración de los recursos de información y especialmente de los archivos.
Como esta claro y muchas veces dicho, la forma de administrar los archivos ha cambiado, situación que nos plantea varios retos, siendo concientes que los estudiantes y aún los egresados debemos fortalecer nuestras competencias para afrontar las exigencias que demanda el entorno laboral, debido, a que si bien poseemos grandes capacidades en la parte técnica; requerimos de elementos que nos permitan realizar otras labores, principalmente cuando se llega a niveles que implican manejo de personal y otros recursos como coordinaciones y jefaturas, momento en que se hace necesario interactuar de forma más directa con otros profesionales y con el mismo medio para lograr el reconocimiento y posicionamiento dentro de las organizaciones.
De esta forma, reconociendo la actual posición de archivos y archivístas y su relevante importancia para la sociedad dado el valor que los documentos de archivo tienen como fuente de información de primera mano, garantes de los derechos ciudadanos y reflejo de la cultura; consideramos que los estudiantes como futuros profesionales debemos redefinir nuestro papel dentro de la dinámica de la sociedad de la información, para lo cual planteamos desde la óptica de nuestra experiencia, los que consideramos, son los retos que debemos asumir desde las escuelas y transferirlos a la propia realidad laboral.
Iniciemos analizando uno de ellos; por las razones antes expuestas hemos visto por largas épocas que los archivos se han ubicado dentro de las estructuras orgánicas dependiendo de áreas de servicios administrativos o de servicios generales dentro de las cuales han ocupado los más bajos rangos, es decir, pasaron de ser los valiosos tesoros de la época antigua a ser el rincón oscuro y húmedo de las organizaciones, en medio del abandono y el descuido, con la complicidad de administraciones indiferentes que no encontraron en ellos más que un problema.
Hoy día a pesar de las modernas tendencias de la administración y la relevancia que se le da a la información, los archivos siguen ubicados en las estructuras organizacionales en áreas distintas a las de información, dirigidas por personas que desconocen su importancia y desde luego las partes técnica y normativa necesarias para una correcta administración de la información. Es justo aquí donde localizamos uno de los primeros retos para quien como estudiante o profesional de Ciencias de la Información tenga el rol de archivísta dentro de una organización; tal reto consiste en iniciar los cambios que permitan ubicar el archivo en el lugar que le corresponde dentro de la estructura organizacional, como una unidad íntimamente relacionada con las áreas de información dada su naturaleza y ya que lo más valioso en el mundo de hoy tiene relación con la cantidad de información que se posea y el uso que se le
de. Queda entonces claro que los archivos (desde luego bien estructurados, organizados y administrados y con unos excelentes servicios), deben encontrarse en un lugar desde el cual puedan tener una visión global de la entidad, interactuando activamente con el entorno en aras de brindar información de calidad que pueda ser aprovechada por las administraciones. Los archivos no pueden seguir siendo un cementerio de papeles porque en los documentos vive latente la historia de los hechos y actuaciones como bien lo expreso el Doctor Jorge Palacios Preciado (Q.E.P.D.), ex director del Archivo General de la Nación de Colombia, “Los
archivos conectan en el presente el pasado con el futuro”.
En esta, la era de la información y muy seguramente en las venideras, la información juega un papel preponderante, lo que traerá como consecuencia que a esta área, a la que actualmente por lo general se le asigna personal poco preparado, escasos recursos y mínimas tecnologías, se vea con otra visión tal como plantea el Doctor José Bernal Rivas en su artículo “Gerencia de información: el caso de los archivos” [3] cuando se refiere a la información como un recurso más de las organizaciones que se constituye en un elemento importante en la planificación estratégica de toda la organización, por lo que se habrán de dimensionar los archivos con el concepto de una gerencia de información que se ocupe no solo de las partes puramente técnicas, sino que juegue un rol protagónico y tenga una posición estratégica dentro de la organización al dar valor a los recurso de información; siendo concientes además
que la visión de gerencia de información implica no solo un manejo administrativo y de recursos sino que incluye la planificación, manejo y control del área y el establecimiento de unos objetivos estratégicos y operativos bien definidos y unos planes que permitan alcanzarlos, siempre enmarcados dentro de las realidades, políticas y lineamientos corporativos de la organización.
El segundo reto se relaciona con la tarea de crear una cultura archivística involucrando desde el más alto nivel jerarquico hasta el más modesto de los colaboradores, es decir cambiar la mentalidad de toda una organización; esta es sin lugar a duda una de las más difíciles empresas ya que la disposición al cambio no siempre es la mejor; se hace necesario entonces ser muy político y tener la visión para medir el impacto que el cambio puede tener en la organización; uno de los primeros pasos es ir mostrando resultados que permitan diferenciar el antes y el después; en esta misma medida la situación va cambiando y se empieza a ver con
respeto la labor realizada; para esto se deben aprovechar las competencias pedagógicas y utilizar estrategias de marketing; la experiencia nos muestra con éxito que la utilización de charlas de sensibilización y capacitación, difusión de normas y conceptos, establecimiento de políticas, uso de tecnologías entre otros permiten ir generando el cambio. En este mismo sentido hemos podido determinar que una de las barreras a superar especialmente en el trato con niveles directivos y ejecutivos está en la diferenciación entre qué tengo que hacer (por obligación, por norma o por ley) y qué quiero hacer o hasta dónde quiero llegar (gestión de información, bussiness inteligence, gestión de conocimiento); el reto se da entonces en términos de lograr crear conciencia del valor de la información como activo intangible para la organización.
Otro aspecto a observar es que si bien es cierto que nuestro trabajo esta orientado a la adquisición, procesamiento y utilización de la información para la toma de decisiones con el fin de que las organizaciones cumplan su misión y alcancen sus objetivos, planteamos como un tercer reto el fortalecimiento de competencias laborales (definidas estas como una serie de conductas, habilidades y destrezas que se asocian al éxito en el desempeño de un puesto de trabajo determinado. [4])en otras áreas tales como administración, informática, idiomas, derecho, diseño y control de proyectos, presupuesto, pedagogía y en general todas aquellas que se requieran en desarrollo del trabajo. Adicionalmente y sin pretender definir el perfil ideal, sí consideramos que el futuro profesional debe contar con características como: conocimiento, liderazgo, iniciativa, temperamento, talento, relaciones interpersonales, ser político, ser clínico, aprender a conocer los usuarios (personalidades, costumbres, hábitos), poseer competencias comunicativas y de lecto-escritura.
Es lógico que para las escuelas se dificulta entregar al estudiante todos los contenidos que pueda necesitar, de hecho los mismos programas no son homogéneos, cada escuela da a sus profesionales un perfil diferente. Observando los currículos de varias instituciones se hacen notorias estas diferencias, especialmente en los temas relacionados con idiomas, informática y administración; sin embargo, para lograr el posicionamiento de archivos y archivistas y cumplir además con los roles establecidos, debemos tener una macro visión del entorno laboral que nos permita superar el radio de acción circunscrito a la parte técnica y afrontar con propiedad las cada vez más complejas y exigentes demandas del mercado laboral; de otra
forma, lejos de lograr el posicionamiento y proyección nos veremos estancados en niveles operativos renunciando al rol de agentes de cambio. En este sentido es necesario hacer un llamado a los estudiantes, profesionales, gremios y escuelas para replantear los actuales esquemas en función de las demandas del mercado y las necesidades reales de las organizaciones.
Un ultimo reto esta en el compromiso de capacitarse y actualizarse permanentemente, ya que nuestra ciencia no es estática sino que por el hecho de ser una disciplina en formación se encuentra en permanente evolución, por tanto es necesario avanzar a la misma velocidad con una mentalidad totalmente abierta y una disposición de trabajo total que nos permita ser agentes de innovación y desarrollo y generar valores agregados que al ser puestos al servicio de las organizaciones en que nos desempeñamos, de nuestra profesión y de la sociedad en general, redunden no solo en la integridad del estudiante y el profesional sino también en el reconocimiento y posicionamiento del que hemos venido hablando; no olvidemos que nuestra profesión nos exige ser gestores de conocimiento. Es de resaltar aquí el papel preponderante
de las escuelas y las agremiaciones en el ofrecimiento de oportunidades de formación
continuada y postgrados propiciando así transferencia de tecnología y de conocimiento e impulsando la generación de conocimiento; en relación con esto el Doctor Carlos Alberto Zapata dice que “las asociaciones tienen que convertirse en instrumento de desarrollo no solo de la profesión sino de los archivos y de la archivística” [5], lógicamente esto implica el compromiso de los estudiantes consigo mismo y con la profesión de aprovecharlas al máximo. Cada conferencia, cada foro al que se asiste, cada vez que se navega en la Internet en búsqueda de información, cada vez que se lee un artículo en una revista especializada; se constituyen en ocasiones únicas e irrepetibles de aprender y crecer profesionalmente y como
persona.
Este último reto se constituye entonces en punto de confluencia y al mismo tiempo de partida de los anteriores, sin querer decir esto, que sea más o menos importante que ellos, ya que sencillamente se comportan en su conjunto como un ecosistema en donde un elemento depende de los demás y todos son necesarios para mantener el equilibrio y lograr el objetivo.
Sin pretender que los anteriores planteamientos sean concluyentes en un tema que amerita mucha más discusión, queremos dejar este aporte esperando propiciar espacios de intercambio de ideas que redunden en una mejor preparación para afrontar las exigencias del mundo laboral que tiende a demandar profesionales más acorde con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, con una gran visión y convicción para trabajar por una profesión como ninguna otra.
Bibliografía:
[1] Jaén García, Luis Fernando. La legislación archivística en América latina. [Documento en Internet] En: http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/legis-arch.htm
[2] OEI. Informe OEI. [Documento en Internet].En: http://www.campus-oei.org/cultura/colombia/08.htm#82
[3] Rivas Fernández, José. La gerencia de información: el caso de los archivos. [Documento en Internet]. En: Biblios. Año 4, Nº 16, julio – diciembre 2003. p 3-13
[4] Competencias laborales. En: Mesa de trabajo sectorial en bibliotecología, archivística y restauración: elementos de análisis a la propuesta. [Documento en Internet]. En: http://bibliotecologia.udea.edu.co/comunicaciones/mesasectorialdelsena.pdf
[5] Zapata Cárdenas, Carlos. Las asociaciones de archivístas en Colombia: algunos apuntes sobre su desarrollo y prospectiva. [Documento en Internet]. En: www.sociedadcolombianadearchivistas.org.co
Este escrito es tomado de:
Miguel Alfonso León Acuña
Nelson Humberto León Acuña
Universidad del Tolíma – CREAD Bogotá-Colombia
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