4/9/2014

Normas Para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior e Investigación

Esta segunda edición de las Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior e Investigación, tiene como propósito ofrecer un instrumento acorde a los cambios que se han venido generando en el sector educativo y que impactan en la forma en que la biblioteca académica debe responder a las necesidades de sus usuarios.
1. Función de la Biblioteca Académica.
La biblioteca académica, representa un apoyo indiscutible a las funciones sustantivas de las instituciones de educación superior: docencia, investigación y la extensión de la cultura. Su presencia se ve reflejada en la historia, misión, visión estratégica y objetivos de cada institución. Como proveedoras de recursos y servicios de información, la biblioteca brinda soporte a los diferentes programas educativos y líneas de investigación de la institución, promueve la generación de conocimiento entre sus usuarios, y fomenta la cultura del uso óptimo de la información y la importancia de este insumo para un aprendizaje a lo largo de toda la vida. En ese tenor, la biblioteca debe asumir una participación preponderante en los procesos de enseñanza-aprendizaje, estableciendo una sinergia entre los principales actores académicos: docente, investigador, estudiante y bibliotecario. De igual forma, es necesario que los bibliotecarios se proyecten hacia sus comunidades no solamente como expertos en la selección, organización y aprovechamiento de la información y de las tecnologías relacionadas, sino también como profesionales que contribuyen a que sus usuarios desarrollen estas competencias. 
1.1 La función principal de la biblioteca debe ser la de proveer servicios de información a sus usuarios, donde quiera que se encuentren, aprovechando las tecnologías de la información y la comunicación, independientemente del soporte y formato del material.
1.2 La biblioteca debe ser el centro donde se promueve el aprendizaje, la generación de conocimiento, el desarrollo de competencias informativas y la lectura en lenguas extranjeras, a través de la prestación de diversos servicios; para esto, debe buscar los medios que le permitan superar la imagen tradicional de ser un espacio dedicado únicamente a resguardar acervos.
1.3 La biblioteca debe cumplir con las funciones de localización, evaluación, selección, adquisición, desarrollo de colecciones, organización, preservación y acceso oportuno a los recursos informativos que sirvan de soporte a los diferentes programas educativos y líneas de investigación de la institución, además de colaborar a que los usuarios desarrollen una conciencia clara de la importancia de la información como pilar fundamental en su proceso formativo, y a que gradualmente tengan la capacidad para transformarla en conocimiento.
1.4 La biblioteca debe apoyar la misión, visión, objetivos y líneas estratégicas de acción del organismo al que pertenece, a través de proyectos y programas que colaboren al cumplimiento de las mismas, y su participación debe quedar registrada en los documentos estratégicos de la institución.
1.5 Circunscribiéndose al marco normativo en el que se ubica, la biblioteca tiene como función social promover y difundir el libre acceso a la información, sin censura, apoyando los programas de fomento a la lectura y a la investigación.
1.6 La biblioteca debe considerar también como su función promover el acopio, la organización, difusión y acceso al material producido por la comunidad académica de la institución, contribuyendo a la preservación de su memoria documental y de su patrimonio cultural.
1.7 La biblioteca debe fomentar los valores necesarios en la vida académica, como el buen uso de la propiedad intelectual, la tolerancia y el respeto a las ideas de terceros.
1.8 La biblioteca debe incorporar las herramientas y servicios necesarios para apoyar a la gestión del conocimiento en las modalidades de aprendizaje no tradicionales como de educación abierta, a distancia y de universidad virtual.
1.9 La biblioteca debe impulsar la vinculación entre docentes, investigadores, estudiantes y bibliotecarios, ofreciendo servicios atractivos y creando estrategias claramente definidas que favorezcan y fortalezcan una actitud proclive hacia la biblioteca.
1.10 La biblioteca debe establecer mecanismos de comunicación clara, estrecha y permanente con los usuarios, a través del contacto individual y colectivo con los comités de biblioteca, cuerpos académicos y con otros cuerpos colegiados.
1.11 La biblioteca debe establecer concertaciones y participar en proyectos de colaboración intra e interinstitucionales, tanto a nivel local, nacional como internacional, manteniendo una actitud abierta, proactiva y propositiva.
2. Organización.
Para armonizar los elementos que intervienen en el proceso de organización y operación de la biblioteca académica, se plantea que ésta funcione como un sistema; con una visión estratégica, que ofrezca servicios y recursos de información en los que prevalezca la calidad y la evaluación; con la inclusión de estándares e indicadores, donde la comunicación y el cambio sean premisas fundamentales de la cultura organizacional.
2.1 La biblioteca debe ubicarse en el área académica, en un segundo o tercer nivel dentro de la estructura orgánica de la institución.
2.2 Las perspectivas de desarrollo organizacional de la biblioteca deben estar reflejadas en el plan de desarrollo institucional.
2.3 La biblioteca debe estar definida como unidad o programa dentro del presupuesto institucional.
2.4 El director de la biblioteca debe participar en las decisiones de los órganos colegiados de la institución, tanto en el ámbito académico como administrativo.
2.5 La estructura y organización de la biblioteca debe estar orientada hacia la mejora continua, siguiendo un enfoque basado en procesos y teniendo como fin principal la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.
2.6 La biblioteca debe contar con un plan documentado de desarrollo a corto, mediano y largo plazo, expresado formalmente en un manual de calidad, que debe incluir:
2.6.1 Misión, visión, objetivos y metas acordes con los de la institución.
2.6.2 Los planes deben ser elaborados con la participación del personal de la biblioteca y de las áreas académicas de la institución.
2.6.3 El manual de calidad y los planes de la biblioteca deben hacerse del conocimiento del personal.
2.7 La estructura funcional de la biblioteca debe tener, por lo menos, las siguientes áreas (con funciones delimitadas):
2.7.1 Dirección
2.7.2 Servicios
2.7.3 Organización técnica de recursos documentales
2.7.4 Tecnologías de la información y comunicación
Estas áreas pueden subdividirse según las características, condiciones y recursos de cada biblioteca.
2.8 La biblioteca debe contar con instrumentos normativos como manuales de organización y procedimientos, reglamento de servicios bibliotecarios y estándares técnicos locales, nacionales e internacionales, según sea el caso. Estos instrumentos deben ser actualizados regularmente de acuerdo a la misión, visión y metas de la biblioteca y la institución; deben ser del conocimiento del personal y estar disponibles para consulta de los usuarios.
2.9 La biblioteca debe contar un cuerpo colegiado llamado Comité de Biblioteca representativo de los intereses académicos de la institución; sin ser limitativas, sus funciones básicas son:
2.9.1 Promover la participación y el consenso en la toma de decisiones.
2.9.2 Facilitar la colaboración entre la comunidad académica y la biblioteca.
2.9.3 Colaborar en la planeación de los servicios.
2.9.4 Colaborar en la selección de los recursos documentales.
2.9.5 Colaborar en el diseño y evaluación de los servicios.
2.9.6 Apoyar la gestión de los recursos para el desarrollo de la biblioteca.
3. Recursos Humanos.
El recurso más importante para las organizaciones es sin duda el humano. En las instituciones de educación superior, particularmente en las bibliotecas académicas, este factor es vital para el cumplimiento de sus funciones, ya que constituye el vínculo entre el usuario, los recursos documentales y los servicios de información. En ese sentido, y a fin de garantizar que la biblioteca académica opere correctamente y proporcione servicios que satisfagan con eficacia las necesidades de los usuarios, programas educativos y líneas de investigación de la institución, es indispensable que la planta básica de personal este integrada por especialistas en el área de la bibliotecología o las ciencias de la información, así como también por recursos humanos multidisciplinarios, de nivel profesional y técnico, que colaboren en el desarrollo de las actividades en todas las áreas. Asimismo, es necesario disponer de una política de gestión de personal acorde al tamaño, estructura, objetivos y metas de la biblioteca, con apego a los valores y líneas estratégicas de su institución.  De esta manera, dicha política favorecerá, entre otros aspectos, la identificación y definición de: perfiles y funciones de los diferentes puestos de trabajo; salarios y categorías profesionales; la selección, ingreso, promoción y permanencia del personal; además de los programas de formación, actualización y capacitación.
3.1 En el marco normativo institucional, la biblioteca debe mantener una política documentada de gestión de personal.
3.2 La biblioteca debe tener definidos los perfiles y funciones de cada uno de los puestos de trabajo.
3.3 El personal bibliotecario debe tener vocación de servicio y competencias relacionadas con la administración y la comunicación, dominio de las actividades y procedimientos establecidos por la biblioteca, y conocimientos profesionales según el puesto.
3.4 La cantidad de personal debe determinarse en relación con las metas, objetivos y servicios de la biblioteca, los programas y niveles de estudio, el número de estudiantes inscritos de tiempo completo, la cantidad de profesores e investigadores y el personal que labora en la institución.
3.5. Si la institución tiene más de 1,000 estudiantes de tiempo completo, la biblioteca debe tener cuando menos 4 profesionales de la bibliotecología:
a. Dirección
b. Servicios
c. Organización técnica de recursos documentales
d. Tecnologías de la información y comunicación
Adicionalmente, la biblioteca debe contar con recursos humanos multidisciplinarios, incluyendo profesionales y técnicos en ciencias administrativas, de comunicación y específicamente, de informática.

Documento completo en: Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior e investigación/ Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior; Comité Técnico para el Análisis y Actualización de las Normas del CONPAB-IES. — 2 da. Ed. Revisada. La Paz, Baja California Sur: El Consejo, 2012.

El uso de la norma de calidad ISO 9001 en las bibliotecas de instituciones de educación superior

Las norma ISO 9001 es uno de los instrumentos de gestión que han sido adoptados por las bibliotecas durante los últimos años. En este artículo se presentan las principales características de las bibliotecas de instituciones de enseñanza superior que han obtenido la certificación de su sistema de gestión de la calidad con la norma ISO 9001:2000, los motivos que las han llevado a certificarse, y las ventajas y dificultades que les ha supuesto su aplicación. Finalmente, se ofrece una visión prospectiva sobre el futuro de la norma ISO 9001 en las bibliotecas universitarias.
Introducción
Desde hace algunos años, la gestión de la calidad ha ido haciéndose cada vez más presente en la vida de las organizaciones. Su supervivencia, en buena parte, se encuentra ligada a la calidad con la que realizan sus actividades. La manera en la que cada organización enfoca la calidad puede variar según los sectores y el entorno donde desarrolla su actividad además, naturalmente, de la propia estrategia de la organización. Hay diversos modelos y enfoques para gestionar la calidad y uno de ellos es aplicar la norma ISO 9001. Desde su aparición —en 1987— se ha producido año tras año una implantación cada vez más amplia de las normas de calidad ISO 9000 en el contexto empresarial y eso ha llevado a que un número creciente de los servicios de información que dan apoyo a las empresas también se gestionen siguiendo esta normativa. En 1994 se llevó a cabo la primera revisión de esta serie de normas y en el año 2000 la segunda, que es la edición vigente. La serie de las ISO 9000 comprende diversas normas pero actualmente la única certificable es la ISO 9001:2000. Lentamente, la ISO 9001 se está adoptando en el ámbito de las instituciones públicas donde todavía son pocos los servicios de información y las bibliotecas que han optado por gestionar su sistema de calidad con esta norma. La biblioteca universitaria —tanto en su vertiente presencial como en la digital— es un elemento muy importante en el proceso educativo, sobre todo en el horizonte 2010 del Espacio Europeo de Educación Superior. Como servicio a la comunidad universitaria tiene que disponer de mecanismos de medición y evaluación de sus actividades que garanticen la calidad de los servicios prestados y la satisfacción de sus usuarios. Por ello, uno de los principales retos de las bibliotecas es investigar y determinar cuáles son los mecanismos más apropiados para mejorar y asegurar la calidad de sus servicios. La aplicación de la norma ISO 9001 en el contexto específico de las bibliotecas de las instituciones de educación superior genera una serie de preguntas:
1. ¿Qué características presentan las bibliotecas certificadas?
2. ¿Cuáles han sido los motivos para implantar la norma ISO 9001?
3. ¿Qué dificultades ha presentado la implantación?
4. ¿Qué ventajas ofrecen los sistemas certificados?
5. ¿Cuál puede ser el futuro de la ISO 9001 en este contexto?
La busca de respuestas en torno a este tema llevó al desarrollo de la tesis doctoral de la autora de este artículo (Balagué, 2007), de la cual se presentan aquí algunas de las principales aportaciones, que quieren contribuir al conocimiento sobre la gestión de la calidad en un tipo de organización —la biblioteca de las instituciones de educación superior— y un enfoque específico— el de la ISO 9001. En un momento en que muchas bibliotecas universitarias están buscando la consolidación de sus sistemas de gestión de la calidad que permitan responder de manera clara y ágil a las exigencias de la evaluación institucional, el estudio puede resultar de interés tanto para las bibliotecas que han adoptado la norma como para las que todavía no han determinado qué sistema de gestión de la calidad adoptar.
Metodología
A partir de una revisión bibliográfica y de las aportaciones recogidas a lo largo de toda la búsqueda se dispuso de una visión del estado actual sobre la gestión de la calidad basada en la norma ISO 9001 en las unidades de información, con especial incidencia en su aplicación en bibliotecas de instituciones de enseñanza superior y se analizaron los principales beneficios y problemas que han sido descritos en referencia a su implantación en las bibliotecas. Se diseñó un estudio empírico que constó de dos fases de recogida de datos. La primera fase consistió en la determinación del alcance de la población. La dificultad reside en el hecho de que no existe una base de datos universal de todas las empresas certificadas —menos todavía, de las bibliotecas certificadas— debido básicamente a la gran cantidad de organismos certificadores que se encuentran en un mundo globalizado donde cualquier organismo se puede certificar con la ayuda de una entidad acreditada del propio país o con una de otro país autorizada para operar a nivel multinacional. Por lo tanto, tampoco es posible hacer la localización consultando una única base de datos por país. La misma ISO sólo ofrece con periodicidad anual un informe — The ISO Survey of ISO 9001:2000 and ISO 14001 Certificates— con datos globales a partir de los que facilitan los más de 750 organismos de certificación reconocidos en todo el mundo. Esta dificultad había sido detectada en otras investigaciones precedentes como las de Casadesús (1999) y Thonhauser (2005). Para determinar de la manera más aproximada posible la población se realizó una petición de información por correo electrónico a las asociaciones nacionales de bibliotecarios de cada país. Cuando el país cuenta con una asociación específica de bibliotecas o bibliotecarios universitarios se hizo directamente el contacto con este tipo específico de asociación. En los casos de países donde no fue posible localizar una asociación de bibliotecarios se contactaron entidades alternativas como, por ejemplo, la correspondiente biblioteca nacional. Para determinar la información sobre los pocos países que no pudieron ser contactados siguiendo la sistemática que acabamos de mencionar, se procedió a consultar, siempre que fue posible, con las entidades certificadoras locales. Esta primera fase permitió identificar, a inicios del año 2006, la existencia de 121 bibliotecas de instituciones de educación superior de 34 países diferentes que habían logrado la certificación de su sistema de calidad con la norma ISO 9001:2000, ya sea en solitario, ya sea en el marco de la certificación global de los procesos de su institución. Es necesario subrayar que esta cifra es una estimación a la baja, puesto que el estudio no garantiza una exhaustividad absoluta. El estudio se concentra en bibliotecas con sistemas de calidad que disponen de certificación vigente. De hecho, algunas de las primeras bibliotecas universitarias que se certificaron optaron posteriormente, cada una por sus propios motivos, por no actualizar sus certificaciones y quedan fuera del alcance de este estudio. La segunda fase consistió en la elaboración de un cuestionario enviado por correo electrónico, dirigido a los directores de todas las bibliotecas identificadas. En su preparación se tuvieron en cuenta los cuestionarios desarrollados en estudios previos que tenían como tema central la aplicación de la normativa ISO 9000, ya sea en el ámbito empresarial (Casadesús, 1999; Lee, 1999), ya sea en el ámbito de la educación (Thonhauser, 2005), o bien en el ámbito bibliotecario (Osman, 1998; Praditteera, 2002). Un número significativo de las preguntas del cuestionario eran de respuesta cerrada, un número menor eran de respuesta abierta y algunas cuestiones fueron preparadas según una escala de Likert de 5 puntos. A partir de los datos obtenidos se procedió a la interpretación de los resultados y a extraer unas conclusiones. Se reunió un total de 67 respuestas procedentes de 27 países, que representan una tasa de respuesta del 55,4% del universo identificado. El primer cuestionario fue devuelto el 26 de octubre de 2005 y el último el uno de agosto de 2006. Es importante señalar la ausencia de grupo de control. Esta investigación no trata en ningún momento de comparar instituciones que disponen de sistemas de calidad certificados con otras que no tienen. Por lo tanto, no se puede asegurar que los efectos que resultan de la aplicación de la ISO 9001 no se darían también en bibliotecas no certificadas.
Resultados
La serie de la norma ISO 9000 no ha sido especialmente concebida para ser aplicada en bibliotecas y —como ya señalaba St. Clair (1997:58)— todavía hace falta realizar mucho trabajo para establecer el valor de la aplicación de las normas ISO en los servicios de información. Desde que las bibliotecas han empezado a adoptar esta norma han usado básicamente dos de las tres ediciones que han aparecido hasta ahora: la de 1994 y la de 2000. El resultado de los contactos, país a país, con asociaciones de bibliotecarios, bibliotecas nacionales, entidades certificadoras y otros organismos permitió hacer una aproximación al universo de las bibliotecas de instituciones de educación superior certificadas. La figura 1 muestra la distribución geográfica de las 121 bibliotecas identificadas.

Tomado de:  NÚRIA BALAGUÉ MOLA, textos universitaris de biblioteconomia i documentació número 19 desembre de 2007, ISSN 1575-5886 - DL B-19.675-1998 Facultat de Biblioteconomia i Documenta Universitat de Barcelona (Este artículo presenta el resumen de la tesis doctoral de la autora, dirigida por la Dra. Carina Rey Martín, y presentada en la Universitat de Barcelona en marzo de 2007.)