26 jun. 2015

La Biblioteca Híbrida


El concepto de Biblioteca es un concepto asentado que hoy en día adquiere una nueva dimensión. Se viene gestando desde hace unos años el nuevo concepto de Biblioteca Digital. Éste hace referencia sin embargo a varias realidades, conexas entre sí. Todas ellas se dan en la llamada Sociedad de la Información o Sociedad del Conocimiento. En el siglo XXI vivimos en un nuevo contexto cultural y social, donde las nuevas tecnologías avanzan a pasos agigantados y se instalan en nuestros lugares de trabajo, de ocio y de trabajo. La información es un bien cada vez más valioso, materializado en soportes cada vez más variados, distintos al papel. Las nuevas tecnologías crean, por una parte, nuevos tipos de documentos, y  por otra, nos facilitan el acceso a los mismos. De entrada, existen varias denominaciones para referirse a la nueva forma que la Biblioteca está tomando: biblioteca electrónica, híbrida, virtual, digital, etc., según los autores. La terminología, por tanto, no está asentada todavía, y las definiciones, a veces contradictorias, abundan. Hay bibliotecas digitales de nacimiento, que han nacido ya en ese formato, es decir, nunca tuvieron un antecedente en papel, todos sus documentos son digitales de origen. También están las bibliotecas digitalizadas, es decir, aquellas que, tras un proceso de cambio de soporte, han digitalizado sus fondos en papel a soporte digital. La expresión biblioteca electrónica suele usarse para referirse a los fondos electrónicos de una biblioteca que cuenta en su colección con distintos tipos de soportes. Sea como sea, la situación en la biblioteca actual refleja una combinación de soportes, básicamente el papel y el electrónico, que conviven y se complementan. Por ello es más propio hablar de Biblioteca Híbrida, tal y como la denomina el estudioso Peter Brophy. Esto da lugar a nuevas formas de trabajar, nuevas herramientas de trabajo que se suman a las tradicionales.
Según Tomás Saorín, la biblioteca híbrida sería aquella que:
  • Parte de una institución bibliotecaria que existe físicamente de forma organizada
  • Integra recursos tradicionales con recursos digitales, potenciando los primeros más que reemplazándolos
  • Ofrece documentos y servicios en cualquier soporte, de forma presencial y en línea
  • En el espacio presencial de la biblioteca, los servicios y procesos están automatizados, ahorrando tareas administrativas y mecánicas a los profesionales,  y ofreciendo al usuario mayor  autonomía, a través del autoservicio, y las herramientas en línea.
Es decir, la Biblioteca Híbrida es una combinación de Biblioteca Digital y  Biblioteca Tradicional. Algunas bibliotecas tienen casi tan desarrollada su parte digital como su parte tradicional. Otras bibliotecas no pueden denominarse ni siquiera híbridas porque el volumen de sus fondos electrónicos es poco relevante. En todo caso, no es previsible que en los años venideros la Biblioteca actual se convierta en Biblioteca Digital de forma íntegra. De hecho, muchos expertos vaticinan aún larga vida al papel. (Largo periodo de transición). En esta combinación, la web de la Biblioteca se convierte en el nexo de unión de las dos bibliotecas como punto aglutinador. Poco a poco la biblioteca da acceso a un número creciente de servicios: acceso remoto a Bibliotecas Digitales, petición de reservas y prórrogas en los préstamos, solicitud de P.I., búsquedas en el OPAC, etc.
Desarrollo De La Biblioteca Híbrida: Elementos Que La Conforman
Como manifestaba Luisa Orera, podemos decir que los elementos básicos de la biblioteca Son: 
la Colección, la Organización y la Difusión. 
Además, está el factor humano: los Usuarios Y los Profesionales (el personal). 
Estos aspectos clave para el desarrollo de cualquier biblioteca están presentes también 
en la biblioteca híbrida, aunque aquí se aplican procesos más automatizados y autónomos y se 
trabaja con herramientas en línea y documentos digitales.
Veámoslos detenidamente:
La Colección
La colección de la biblioteca híbrida hace referencia al fondo documental que ofrece, que está compuesto por:
· Todo tipo de materiales y soportes: papel, audiovisuales, multimedia, digitales, doc en línea, etc.
· Varios fondos:
o  fondo propio adquirido mediante los procedimientos habituales (compra, donativo, canje, etc.)
o   fondo creado por la biblioteca (en papel o en otros soportes)
o   fondo digitalizado
o   fondos electrónicos gratuitos (selección de recursos de Internet)
o   fondos procedente de la cooperación bibliotecaria (colecciones compartidas o licencias consorciadas)
Los documentos que actualmente se ofrecen en formato electrónico son básicamente: Biblioteca Digital, pp-e científicas, fondo antiguo digitalizado, tesis, recursos web, catálogos, audiovisuales, etc.
La Organización
Se refiere a la Gestión de la Colección y a la Gestión Bibliotecaria en su conjunto
Si nos referimos a la Gestión de la colección, en sus distintas fases, podemos hablar de Selección, Adquisición, Tratamiento Técnico, Conservación, Expurgo y Evaluación.
-          Selección: la biblioteca híbrida utiliza herramientas bibliográficas tradicionales y digitales. Entre ellas, Bibliografías (nacionales, comerciales tipo Ulrich's), Biblioteca Digital especializadas, ISBN, Catálogos de bibliotecas, catálogos comerciales, etc. Cada vez más estas herramientas recogen no sólo las publicaciones existentes en papel, sino en los demás soportes. Además, tanto para la selección de materiales tradicionales como electrónicos existe abundante información en Internet, sobre todo en los sitios web de cada proveedor.
-          Adquisición: aunque fue una de las tareas más complejas de automatizar, en la actualidad se realiza de forma automatizada desde el SIGB. La biblioteca híbrida puede gestionar el proceso de compra en línea gracias al comercio-e con protocolos como el EDI. La forma de adquisición de muchos tipos de publicaciones electrónicas es a través de las Licencias de uso. Son contratos por los que se establecen las condiciones de uso de las publicaciones, concretamente las publicaciones periódicas científicas. La biblioteca no adquiere físicamente los ejemplares sino que compra la posibilidad de acceso a estas publicaciones en línea. Esto plantea serios problemas que van desde la conservación, el acceso a la copia apropiada y los precios vertiginosos. Muchas cláusulas de estos contratos son abusivas y perjudiciales para la biblioteca. Una manera de combatir de manera práctica y rentable esta situación son los consorcios, que abogan por la adquisición y el uso cooperativo de fondos.
Tratamiento técnico: el análisis documental (formal y de contenido) se realiza de forma automatizada y normalizada mediante el uso de las ISBD, el MARC, la CDU, etc. En la actualidad se tiende a compartir registros y no realizarlos siempre de forma inicial.
Respecto a los doc-e en línea que integra la Biblioteca Híbrida, plantean problemas en los que actualmente se trabaja para desarrollar sistemas de normalización en su descripción, identificación, y acceso. Entre ellos están modelos de metadatos (como RDF, DC,), modelos de integración del Marc con XML (Marc XML Squema, Marc XML DTD), números normalizados de identificación permanente (URI, DOI, PURLP) y sistemas de arquitectura abierta (que permitan la comunicación entre metadatos) -          como el OpenURL, OAI,.. El control de los nuevos documentos digitales es actualmente uno de los ámbitos que actualmente más preocupa en este campo profesional.
-          La Conservación en la Biblioteca Híbrida se desarrollará de forma cooperativa, bien en la gestión de depósitos, en proyectos de digitalización retrospectiva y difusión en línea, o en el desarrollo de archivos digitales cooperativos que contemplen la conservación de los doc-e en línea. Estos documentos presentan serios problemas de conservación, ya que en la actualidad, no existe legislación adecuada que los contemple y tienen un alto grado de volatilidad y dinamismo.
-          La Evaluación de la Colección tiene especial importancia, y afecta a todos los servicios y procesos. Ha de valorarse la eficacia, eficiencia, validez y relevancia de la colección, para detectar errores y solucionarlos. Para ello se utilizan Indicadores que permiten hacer comparables los datos cuantitativos y datos cualitativos que se recogen.
En cuanto a la Gestión Bibliotecaria, en la biblioteca híbrida hace referencia a la gestión automatizada e integrada de todos los procesos y servicios de la biblioteca. El nuevo concepto de GB: entiende a la Biblioteca como un sistema, al Usuario como un cliente al que se debe conocer, atraer y satisfacer (MK), y se desarrolla mediante la Planificación por Objetivos y la Evaluación de sus procesos. En este sentido, la Biblioteca Híbrida se apoya en la Automatización (SIGB en línea, cada vez más desarrollados) para poder agilizar y automatizar tareas, desarrollar programas de evaluación y trabajar en cooperación de forma más eficaz.
La Difusión
Como comentamos, la Difusión tiene que ver con los servicios que ofrece la biblioteca, que 
básicamente son: Préstamo, Información y Referencia, Formación de usuarios y Extensión 
bibliotecaria. En la Biblioteca híbrida, estos servicios se amplían y adquieren  otras dimensiones, 
ya que se dan:
-          en el espacio físico de la biblioteca (servicios presenciales)
-          en el espacio web de la biblioteca (servicios remotos)
Veamos las diferencias que plantean respecto a la biblioteca tradicional:
·        Préstamo: los materiales de la biblioteca física (en papel o electrónicos off-line) se prestan bajo las mismas modalidades de siempre. Algunas están empleando ya el sistema de autopréstamo. En cuanto a los materiales en línea, existe un espacio nuevo de consulta: la Web. El OpacWeb se puede consultar en la misma biblioteca o por Internet, y ofrece mayores prestaciones, pudiendo interactuar con el sistema y efectuar reservas, prórrogas, peticiones, etc.
·        Información y Referencia: pretende satisfacer todas las cuestiones planteadas por el usuario desde el servicio de referencia. Además, tiene como labor adelantarse a dichas cuestiones y elaborar productos informativos y servicios de alerta y DSI (difusión selectiva de la Información). mediante listas de distribución y correo-e, etc. La biblioteca híbrida ofrece enormes posibilidades para que este servicio se amplíe. De hecho, es el que más se prevé que se pueda desarrollar en adelante.
Ofrece acceso en línea a información bibliográfica especializada: Diccionarios, BD, Repertorios, etc. También permite hacer consultas al bibliotecario Referencista mediante correo-e, formularios web, chat, microconferencia o videoconferencia.
·        Formación de usuarios. Se dirige en varios sentidos:
-          El conocimiento interno de la biblioteca, su funcionamiento, servicios, etc.
La alfabetización informacional (la adquisición de técnicas y habilidades documentales, para recuperar la información pertinente según sus necesidades, evaluando su validez, y comprendiendo su significado). Ejemplos de formación en la biblioteca híbrida, además de los tradicionales: tutoriales, cursos on-line, proyecciones en vídeo para temas específicos, animaciones que representen  visitas guiadas, etc.
·        Extensión Bibliotecaria: Son actividades que acercan la biblioteca a aquellos que no pueden acceder a ella o que intentan promocionarla y darla a conocer. Como ejemplos de extensión bibliotecaria en la biblioteca híbrida, podemos mencionar: el propio portal de la biblioteca y los servicios que ofrezca desde la red, campañas institucionales, exposiciones virtuales, concursos literarios, Guías de lectura en formato-e, videoconferencias, etc. Uno de los retos para la biblioteca híbrida es la accesibilidad: hacer llegar los ordenadores a personas con riesgos de caer en la marginalidad: discapacitados visuales o físicos en general, inmigrantes, analfabetos digitales, etc. Respecto a la promoción de la Biblioteca, podemos destacar la campaña @yourlibrary, de la ALA, para ayudar a todo tipo de Bibliotecas a desarrollar sus propias campañas.
Los Usuarios
Los usuarios de la biblioteca híbrida tendrán necesidades variadas, y en función de ello, harán uso de todo tipo de materiales de la colección, o sólo de una parte, ya sea la tradicional o la digital. Habrá usuarios únicamente presenciales, únicamente virtuales, o que combinen ambas formas. Los usuarios virtuales deberán tener una adecuada identificación como tales. En todo caso, como en cualquier biblioteca actual, los usuarios son esenciales, ya que la biblioteca está abierta y orientada hacia ellos. Algunos autores plantean que se potenciará su fidelidad, su autonomía y autoservicio.
Los Profesionales
El bibliotecario de la biblioteca híbrida ha tener habilidades y técnicas documentales en el ámbito digital, para poder encargarse de la gestión de las colecciones híbridas. Ha de adaptarse a este medio, y ser un profesional de la información, que sepa buscar, recuperar, organizar y crear información en formato-e. Para ello, serán necesarios programas de formación continua (listas de correo profesionales, boletines-e, formación a distancia, etc.)
Mantenimiento De La Biblioteca Híbrida
El mantenimiento de la Biblioteca Híbrida difiere esencialmente del mantenimiento de la Biblioteca Tradicional en:
Mantenimiento del Web de la Biblioteca
Mantenimiento de infraestructuras informáticas y soportes tecnológicos
Mantenimiento Del Web De La Biblioteca
El núcleo del web de la biblioteca es el OPAC. El OPAC en línea que se desarrolla en la Biblioteca Híbrida, amplía sus servicios y posibilidades, por lo que tiende a llamarse OPAC-Portal, ofreciendo entre otras opciones: 
- Registros bgcos de los documentos, con enlaces a otros registros relacionados, al doc-e a txt completo,  etc.
- Consulta a otras fuentes bibliográficas: Biblioteca Digital en línea, Sumarios, Índices, Pasarelas temáticas,
- Directorios o guías temáticas elaboradas por la biblioteca
Permite guardar resultados de búsquedas y enviarlas por correo-e.,  etc...
Se podrían incluir objetos multimedia en el catálogo...
La característica fundamental de este Opac es la Integración en las búsquedas (permite buscar simultáneamente en dif. fuentes) y la integración en los enlaces (permite acceder desde un doc.-e o fuente a otro), y la integración en los servicios de información desde un único punto: El Opac Portal o Ventanilla única. En este sentido, éste necesita de mantenimiento especial para comprobar que no existen duplicaciones, enlaces erróneos, integraciones incorrectas, etc. El Opac de la Biblioteca híbrida, contempla recursos tradicionales y recursos-e. Respecto a los documentos-e que la Biblioteca dispone y controla físicamente, ya sean off-line (material audiovisual) o recursos-e que la biblioteca alberga en sus servidores (p.e. doc fruto de digitalización retrospectiva o de creación propia) existen también métodos de descripción, gracias a las ISBD (ER) e ISBD (CR). 
Es con los doc-e en línea + dinámicos, dónde hay que hacer por el momento mayor hincapié en su mantenimiento  y gestión. Para ello, los SIGB deben incorporar herramientas o módulos para gestionar y acceder a estos recursos (es decir, que permitan describirlos, pasar a MARC, y modificar, intercambiar, etc.). Para ello los SIGB en línea, deben soportar metadatos, identificadores, y sistemas de arquitecturas abiertas para su comunicación (que no son otra cosa que Biblioteca Digital de metadatos de estos recursos = Catálogo dinámico de rec-e). Actualmente la mayoría de SIGB los soportan, aunque existen diferentes iniciativas para la integración de los rec-e en el OPAC, unas cooperativas, como el CORC de la OCLC, y otras comerciales como MetaLib, de Exlibris.
Mantenimiento De Las Infraestructuras Informáticas Y Soportes Tecnológicos
El mantenimiento de éstos es costoso y complejo, en gran medida, porque son equipos y soportes que evolucionan rápidamente y que quedan pronto obsoletos. Esto implica, además de los costes económicos, programas de migración de los doc.-e conservados para cuando sea necesario. La biblioteca híbrida debe contar con personal informático disponible en todo momento que se encargue del mantenimiento de equipos, programas, seguridad informática, hardware, reparaciones, etc. Además, se deberá contar con su asesoramiento para planificar todo lo relativo a las infraestructuras informáticas. Eso no quita para que el bibliotecario tenga una sólida formación en conocimientos informáticos. 
Para concluir, reseñamos que las funciones de la biblioteca no han cambiado sustancialmente con la revolución tecnológica. Para adaptarse a los cambios, la biblioteca ha ido cambiando sus herramientas y la forma de interactuar con el usuario. Así consigue ampliar sus servicios, ayudada por el fenómeno de Internet. Sin embargo,  habrá que hacer frente a los problemas que la futura biblioteca digital ya empieza a mostrar, sobre todo los relacionados con el alto coste que supone, la preservación, la autentificación de usuarios, la seguridad informática y la legislación sobre derechos de autor. Muchos de los aspectos relativos al desarrollo y mantenimiento de la biblioteca híbrida deben contemplarse desde la Cooperación bibliotecaria, como práctica esencial para poder soportar y hacer viable y eficaz la biblioteca que hoy en día se plantea.

29 may. 2015

Los catálogos y el proceso de documentación de bienes culturales


Dentro de las labores museográficas se presenta una actividad que de manera amplia se denomina documentación. Las definiciones aceptadas en los trabajos afines al área que trata esta materia, señalan que la documentación museológica es una tarea disciplinar dentro de la ciencia museológica que se encarga del estudio de la teoría, historia, técnicas y procedimientos que se realizan en los museos a la hora de gestionar y dar un sentido informativo y científico a las colecciones, requiriendo además de una investigación cuidadosa e integral. De manera que la catalogación es aquella rama dentro de las labores museales que configuran y establecen los procedimientos científicos para la confección de catálogos. Como se ha señalado en capítulos previos incluye el registro y el inventario y así también los catálogos. A modo de complemento a estas explicaciones, algunas instituciones que han reflexionado sobre el tema enunciado, como el ICOM y su comité interno de documentación, da ciertas pautas con respecto a la catalogación, indicando que es el método más conveniente para que los museos cuenten con información detallada a corto plazo, ya que no es suficiente el registro y el inventario, sino que hay que completarlos con nuevos procedimientos. Por lo tanto, la documentación, como eje central del trabajo museológico, ocupa el vértice superior de la pirámide de la investigación y ordenamiento de los objetos de una colección, tanto para los objetos que presentan forma bidimensional como tridimensional y la labor que se desarrolla está vinculada directamente con el registro, control, inventario y catalogación de los objetos patrimoniales. Si los primeros están enfocados en documentar un objeto, la última tiene la finalidad de investigar y debe ser entendida como congregar y aumentar el conocimiento del bien cultural en estudio por medio de un texto que reúna la mayor cantidad de antecedentes fundamentados. Así, el cumplimiento de cada una de estas etapas permite que un museo se articule como un centro de investigación y que los resultados obtenidos de estas investigaciones permitan conocer, proteger y generar productos para la difusión de sus acervos.
Los catálogos
Catalogar proviene de latín catalogus y del griego Καταχωρώ (catálogo), que significa lista o registro. Así, los catálogos, desde la documentación, son definidos como instrumentos de recuperación específica de información que documentan y describen bienes culturales y comprenden de este modo la ordenación de datos establecidos según categorías y campos preseleccionados. Por lo tanto, como se ha mencionado previamente, la catalogación pasa a ser una parte esencial de la actividad de las personas relacionadas directamente con los objetos en colección para facilitar la gestión de la información de los fondos pertenecientes a una institución cultural.
Tipos de catálogos
Por tratarse de relaciones de ítems los catálogos generalmente se encuentran ordenados sistemáticamente con detalles descriptivos, por lo que pueden presentarse en forma de libro o folleto, en tarjetas o en línea. Es así que las instituciones deberán adecuar sus intereses y necesidades a alguno de los tipos de catálogos existentes y dentro de los cuales se señalan las dos categorías principales:
Catálogos según soporte Con esto, tipificados de acuerdo a la manera de guardar la información. Estos pueden estar contenidos en distintos formatos: a) Impresos: Se refiere al uso de soporte escrito sobre papel, como ejemplo, los de tipo ficha, manual, compendio, listados o folletos.
A su vez esta tipología de fichas puede presentarse de alguna de las siguientes maneras:
1. Alfabético por autores: Según los creadores de los objetos culturales.
2. Alfabético de títulos: Según el nombre dado a la pieza por parte del autor o de la institución propietaria de ésta.
3. Alfabético por materias: Según un asunto específico, por ejemplo, por las distintas tipologías de obras visuales.
 - Topográficos: Empleados para definir la ubicación de los bienes culturales dentro del museo tanto en las salas de exhibición como en depósitos. Puede ir acompañado de datos y comentarios como los cuidados especiales que requieren para su protección y conservación.
- Sistemáticos: Son análogos a los llamados catálogos de materias bibliográficas, en cuanto ordenan y presentan los fondos de los museos conforme a culturas, temas, iconografías, técnicas artísticas y otros.
- Monográfico: Corresponde al expediente científico de cada pieza de un museo. Resume los datos de los catálogos indicados anteriormente, es decir, del catálogo topográfico y del sistemático, así como la fase de registro. Agrupa todos los antecedentes y observaciones que existan de un objeto patrimonial específico.
Esta nomenclatura contiene generalmente imágenes y es el repertorio para el catálogo razonado. A su vez, a partir de esta tipología, y sobre todo tras las acciones de construcción de un catálogo razonado, se puede llegar a la ejecución de un catálogo de difusión así como también de uno de exposición, donde se analiza la información obtenida a través del catálogo razonado y cuyos formatos le permiten a un museo divulgar sus colecciones a públicos más amplios.

Tomado del libro El Manual de Registro y Documentación de Bienes Culturales. http://www.aatespanol.cl/taa/publico/ftp/archivo/MANUAL_WEB.pdf
Pag.84-85.(Propiedad Intelectual: Nº 175227 ISBN 978-956-319-583-5 Santiago, Chile. 2008)

30 abr. 2015

Implementación de un Repositorio Digital Interoperable


Desde hace aproximadamente 50 años la gran cantidad de información que se genera en las instituciones de educación superior, así como en los centros de investigación y dependencias de gobierno, sobre todo en el área científica, ha generado un desafío cada vez mayor para las organizaciones, ya que cada vez es más grande la cantidad de información que se debe registrar, organizar, publicar y preservar.
Este desafío no solo se presenta en el ámbito tecnológico, sino que ha implicado que las organizaciones se vean forzadas a crear nuevos equipos de trabajo, nuevas metodologías de publicación, nuevos modelos de protección a la propiedad intelectual y nuevos estándares, que faciliten el intercambio y la visibilidad de la información por parte de los usuarios finales.
Entre las soluciones más ampliamente extendidas y sobre las cuales ya se encuentran trabajando las organizaciones de diversos tipos alrededor del mundo, se encuentra la implementación de Repositorios Digitales.
¿Cuáles son los objetivos que persigue un Repositorio Digital?
La creación de un Repositorio Digital obedece a tres objetivos principales:
1.- Recopilación y organización: Para facilitar la recolecta de los contenidos digitales, preferentemente desde el momento en que estos son creados, así como de todos aquellos datos que permitan describir claramente estos contenidos, para que al momento de ser almacenados se encuentren organizados de forma que sea fácil para cualquier usuario localizar la información a través de un lenguaje estandarizado.
2.- Visibilidad y acceso: Debe permitir que tanto las personas, como los sistemas informáticos puedan acceder a los datos descriptivos y a los contenidos completos, cuidando su seguridad, promoviendo el respeto a los derechos de autor e incrementando la visibilidad de la información.
3.- Preservación y mantenimiento: Se enfoca en proporcionar las herramientas necesarias que permitan garantizar la seguridad de los documentos, así como la preservación de los contenidos en el largo plazo, incluyendo la transformación o migraciones que sean necesarias a partir del avance tecnológico.
¿Se trata de un proyecto de software?
Actualmente existe una gran cantidad de información general acerca de qué son los Repositorios Digitales, así como tecnologías y servicios de implementación, sin embargo es muy importante tomar en cuenta que la instalación y configuración de una herramienta de software es apenas una pequeña parte del proceso, ya que hay una gran cantidad de aspectos que las organizaciones deben tomar en cuenta para asegurar un sistema que garantice su efectividad, su permanencia a largo plazo y sobre todo su capacidad para interoperar con diversos tipos de sistemas, ya sean internos o externos, nacionales o internacionales, por lo que más que un proyecto de software, debe considerarse como un proyecto institucional, que requiere el apoyo y la participación de varios niveles dentro de la organización.
¿Qué aspectos se deben considerar para contar con un Repositorio Digital Interoperable?
1.- Respecto a la organización:
  • La institución debe asegurarse de contar con procesos y una metodología que le permita recolectar la información desde su origen, preferentemente favoreciendo el auto depósito por parte de los usuarios.
  • La institución debe verificar qué tipo de derechos rigen en cada documento que se recopila, de forma que el sistema los controle correctamente.
  • Debe definirse un esquema detallado de roles y funciones que darán mantenimiento y continuidad al proyecto.
  • Deben detallarse los flujos y procesos de trabajo, así como integrarse a los manuales de operación institucionales.
  • Deben incluirse los programas de desarrollo de competencias y habilidades para todos los participantes en el proyecto.
2.- Respecto a los contenidos:
  • Es fundamental que la institución organice los contenidos de acuerdo a su tipología, preferentemente apegándose a lineamientos existentes, ya sean internos, nacionales o internacionales.
  • Se debe considerar que toda la documentación publicada debe contar con la protección de derechos que haya sido definida por el autor y por la institución.
  • Debe definirse una metodología adecuada de catalogación de la información, incluyendo el manejo de archivos, el uso de esquemas de metadatos y el uso de lenguajes de marcado.
  • Deben definirse los procesos necesarios de preservación de los contenidos, incluyendo las transformaciones necesarias para migrarlos hacia nuevos formatos que surjan en el futuro.
3.- Respecto a la tecnología:
  • Realizar una planeación detallada de los requerimientos tecnológicos.
  • Seleccionar el sistema a utilizar de acuerdo con las necesidades de largo plazo de la organización.
4.- Respecto a normatividad:
  • Considerar el uso de vocabulario controlado apegado a estándares internacionales para los principales descriptores (autores, áreas temáticas, idiomas, países, formatos de archivos, fechas, etc.)
  • Incluir el uso de identificadores únicos internacionales para cada documento.
  • Considerar que el sistema esté apegado a normativas de intercomunicación internacionales de acuerdo con las necesidades de la organización.

Tomado de la página Consultores Documentales.